Su Excel,convertidoen SIGEMA.
La base Yopal de abril de 2016 a abril de 2020, convertida en una aplicación web y una app para el celular de campo. Lo que va a ver son pantallas reales, con su información.
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Cuatro años de la base en un solo Excel.
Con 24 formularios, una bitácora y permisos por persona. Es una aplicación hecha dentro de un libro de Excel, y funcionó.
- 11.167 equipos con placa, serie, marca, modelo, estado y lugar.
- 2727 remisiones y 5.714 entradas y salidas, con su finalidad.
- 33.450 acciones en la bitácora, y formularios con permisos.
| A | B | C | D | E | F | J | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | CODIGO MATERIAL | SERIAL AF | DESCRIPCION | MARCA | MODELO | SERIAL FABRICA | ESTADO | UBICACIÓN |
| 2 | 10 | PGR-000001 | AGITADOR PARA KARL FISCHER | SCHOTT | D-55122 | 735794 | DAÑADO | METROLOGIA ANALITICA |
| 3 | 10 | PGR-000002 | AGITADOR PARA KARL FISCHER | SCHOTT | D-55122 | 635447-1 | OPERATIVO | SOL |
| 4 | 10 | PGR-000003 | AGITADOR PARA KARL FISCHER | SCHOTT | D-55122 | 735917 | PTE CERTIFICAR | BASE YOPAL |
| 5 | 10 | PGR-000004 | AGITADOR PARA KARL FISCHER | SCHOTT | D-55122 | 736038 | PTE CERTIFICAR | BASE YOPAL |
| 6 | 10 | PGR-000005 | AGITADOR PARA KARL FISCHER | SCHOTT | D-55122 | 735960 | PTE CERTIFICAR | SOL |
| 7 | 910 | PGR-000439 | ALCOHOLIMETRO ALCOVISOR | ALCOVISOR | 10201681 | PTE CERTIFICAR | BASE YOPAL | |
| 8 | 910 | PGR-000440 | ALCOHOLIMETRO ALCOVISOR | ALCOVISOR | 10203089 | PTE CERTIFICAR | BASE YOPAL | |
| 9 | 910 | PGR-000441 | ALCOHOLIMETRO ALCOVISOR | ALCOVISOR | 10203474 | OPERATIVO | BLOQUE CUBIRO | |
| 10 | 362 | PGR-000133 | TERMOMETRO DIGITAL | TERMOPROBE | TP-7 | 7C-17383 | DISPONIBLE | BASE YOPAL |
| 11 | 362 | PGR-000134 | TERMOMETRO DIGITAL | TERMOPROBE | TP-7 | 7C-17385 | PENDIENTE MTTO | BASE YOPAL |
| 12 | 362 | PGR-000135 | TERMOMETRO DIGITAL | TERMOPROBE | TP-7 | 7C-17429 | PENDIENTE MTTO | BASE YOPAL |
| 13 | … | … | 1.167 equipos con placa |
| A | B | C | D | E | H | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | No. REMISION | - | LUGAR ORIGEN | LUGAR DESTINO | FECHA | TIPO VEHICULO | PROYECTO |
| 2 | 982 | -16 | BASE YOPAL | COINCOL SAS | 16/04/2016 | BOLQUETA | - |
| 3 | 984 | -16 | BASE YOPAL | COPA B | 20/04/2016 | CAMIONETA | - |
| 4 | 985 | -16 | BASE YOPAL | BLOQUE CUBIRO | 22/04/2016 | CAMIONETA | O&M |
| 5 | 991 | -16 | BASE YOPAL | BLOQUE CUBIRO | 05/05/2016 | CAMION TURBO | - |
| 6 | 1096 | -16 | BASE YOPAL | INBIOMEDIC | 02/12/2016 | - | - |
| 7 | 1141 | -17 | BASE YOPAL | PETIRROJO NORTE | 16/02/2017 | CAMIONETA | O&M |
| 8 | 1177 | -17 | BASE YOPAL | BLOQUE CUBIRO | 10/04/2017 | CAMIONETA | - |
| 9 | 1511 | -18 | BASE YOPAL | METROLOGIA ANALITICA | 09/07/2018 | ||
| 10 | 1531 | -18 | BASE YOPAL | BLOQUE CUBIRO | 14/08/2018 | ||
| 11 | 1613 | -19 | BASE YOPAL | INDICO 1X | 22/04/2019 | ||
| 12 | … | 727 remisiones |
| B | D | E | G | H | J | K | L | R | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | No. REMISION | CÓDIGO | SERIAL AF | NOMBRE | CANT. | DESPACHADO A | FECHA | FINALIDAD | TIPO |
| 2 | 982 | TUBOS GALVANIZADOS DE 2" X 6 | 35 | COINCOL SAS | 16/04/2016 | SALIDA | |||
| 3 | 983 | 732 | CINTA EPSON ERC-09 B, PARA IMPRESORA | 2 | AZOR | 18/04/2016 | CONSUMIBLE | SALIDA | |
| 4 | 984 | 229 | PESCUEZO PARA PROTECCION SOLAR | 1 | COPA B | 20/04/2016 | DOTACION | SALIDA | |
| 5 | 1177 | 362 | PGR-000134 | TERMÓMETRO DIGITAL TERMOPROBE TP-7 | 1 | BLOQUE CUBIRO | 10/04/2017 | RENTA | SALIDA |
| 6 | 1531 | 362 | PGR-000133 | TERMÓMETRO DIGITAL TERMOPROBE TP-7 | 1 | BLOQUE CUBIRO | 14/08/2018 | RENTA | SALIDA |
| 7 | 1531 | 362 | PGR-000134 | TERMÓMETRO DIGITAL TERMOPROBE TP-7 | 1 | BLOQUE CUBIRO | 14/08/2018 | RENTA | SALIDA |
| 8 | 1531 | 351 | PGR-000315 | TERMÓMETRO ASTM 12 F GAMMON | 1 | BLOQUE CUBIRO | 14/08/2018 | RENTA | SALIDA |
| 9 | 1613 | 959 | 00142244C12E1 | EXPLOSIMETRO MSA ALTAIR 4X | 1 | INDICO 1X | 22/04/2019 | RENTA | SALIDA |
| 10 | 1613 | 1007 | MASCARA FULL FACE 9001 | 3 | INDICO 1X | 22/04/2019 | DOTACION | SALIDA | |
| 11 | … | 5.714 entradas y salidas |
| A | B | D | H | I | K | L | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | USUARIO | FECHA/HORA | COD DESP CONSUMIB | COD ACTIVO SALIDA | S/N | REMISION No. | NO MATERIAL |
| 2 | Usuario 01 | 16/02/2017 18:40:01 | 875 | 15252 | 1141 | ||
| 3 | Usuario 01 | 16/02/2017 18:40:24 | 875 | 642949 | 1141 | ||
| 4 | Usuario 01 | 16/02/2017 18:40:44 | 877 | 360294 | 1141 | ||
| 5 | Usuario 01 | 16/02/2017 18:42:00 | 211 | R09056780-D | 1141 | ||
| 6 | Líder de base 01 | 25/02/2020 14:11:26 | 859 | S25K223305 | 1 | ||
| 7 | Líder de base 01 | 25/02/2020 14:13:19 | 1 | IMPRESORA EPSON L210 | |||
| 8 | Líder de base 02 | 02/04/2020 07:36:01 | 576 | 3 | DECODIFICADOR DIRECTV | ||
| 9 | … | 3.450 acciones |
Usted dibujó todo el ciclo. El Excel alcanzó una parte.
De la necesidad de compra a la disposición final, con sus roles y sus actas. En verde, lo que su Excel hizo; punteado, lo que se quedó en el papel. SIGEMA recorre el ciclo completo.
Comprar 1
Recibir 2
Usar 3
Cuidar y retirar 4
- 1Lo que el Excel hizo: el registro, la remisión, las entradas y salidas, el saldo y el estado.
- 2Lo que quedó en el papel: las compras con sus aprobaciones, las dos altas, la custodia, el mantenimiento y la baja.
- 3En las próximas pantallas, cada uno de esos pasos funcionando.
Al abrir, lo que pide su atención.
Sin filtrar hojas: los equipos por estado, los asuntos abiertos y lo último que pasó en la base, en una pantalla que se actualiza sola.
- 1164 operativos: 109 trabajando en campo y 55 en la base.
- 2Seis asuntos: 7 esperan su baja, 160 por certificar, 11 dañados en el laboratorio, 2 extraviados.
- 3Los que más trabajan, contados con las remisiones de cada equipo.
Los 1.167 equipos, a un clic.
Por estado, lugar y área, con búsqueda por placa, serie o marca. Cada fila abre la hoja de vida del equipo.
- 1Los estados de su archivo, con su conteo: disponible 471, mantenimiento 268, operativo 164.
- 2Cada equipo con su placa, su serie de fábrica, su lugar y los días que lleva en campo.
El PGR-000134 estuvo 779 días en campo.
Un termómetro digital Termoprobe. Sus 13 movimientos estaban repartidos en remisiones; aquí son una sola línea de tiempo, y la aplicación suma lo que nadie había sumado: cuánto trabajó.
- 1De 1.010 días: 779 rentado en campo, 153 en laboratorio y 78 en la base.
- 2La calibración: su archivo no tiene la fecha. Al registrarla, SIGEMA avisa antes de que venza.
- 3La hoja de vida: cada renta, cada laboratorio, cada regreso, con su documento.
Su remisión, con firma y sin huecos.
La remisión 1531, de Base Yopal a Bloque Cubiro, con su formato. Lo que cambia: cada equipo entra por su placa, quien recibe firma en el celular y nada sale incompleto.
- 1El formato GOP-FO-49, con sus siete equipos en renta y las dos firmas.
- 2Lo que no dejaría pasar: en la real faltaron el conductor y el vehículo, y un hidrómetro salió sin placa.
- 3Al firmar, cada equipo pasa a Bloque Cubiro, a cargo de quien recibió.
De los 7 equipos, hoy solo 1 podría salir.
La misma remisión 1531, armada otra vez con el estado de cada equipo al cierre del archivo. SIGEMA revisa cada placa antes de despachar.
- 1Conductor y vehículo, obligatorios.
- 2Tres sin certificado vigente, dos en mantenimiento y uno que ya está en Sol: bloqueados, con su motivo.
- 3Solo el PGR-000133, disponible en la base, puede salir.
En el pozo, la placa lo dice todo.
El supervisor ve los equipos de su pozo, escanea una placa y tiene la ficha, y recibe lo que llega firmando en la pantalla.
- 1Su pozo: 93 equipos, 49 operativos, 5 por certificar.
- 2Escanea el PGR-000134: está pendiente de mantenimiento y no puede salir a renta.
- 3Recibe la remisión 1613: marca lo que llegó y firma.
Su formato de falla, lleno desde el pozo.
Su formato GMT-FO-09 existía, pero en el archivo no quedó ningún reporte guardado. Ahora se llena en el celular, con foto, aunque no haya señal, y llega a mantenimiento.
- 1Sin señal: el reporte se guarda en el celular y sale al volver la señal.
- 2Los mismos campos de su formato: clase de trabajo, urgencia, descripción, quién reporta y quién recibe.
El reporte de la motobomba PGR-500432 es de ejemplo.
160 por certificar, con aviso a tiempo.
Cada equipo con su último laboratorio y los días que lleva sin volver. Y el mantenimiento como en su flujograma: preventivo por tiempo de trabajo, correctivo cuando hay falla.
- 1166 viajes al laboratorio en sus remisiones: Metrología Analítica e Inbiomedic, con sus días promedio.
- 2Solo 15 equipos tienen fecha de certificado, y todas vencidas al cierre del archivo.
- 3268 en mantenimiento, ordenados por cuánto llevan esperando.
Las cuatro firmas de su flujograma, en el celular.
Financiera, operativa, comercial y técnica, en orden. Cada responsable aprueba desde donde esté. Al recibir, el equipo nace con sus dos altas: la operativa y la financiera.
- 1El recorrido completo: requisición, aprobaciones, cotización, orden, recepción y las dos altas.
- 2El cuadro comparativo: gana el que trae el certificado, no solo el más barato.
- 3Al recibir: placas nuevas y su depreciación de cada mes.
Escena de ejemplo: su archivo no tiene requisiciones ni costos.
Su directriz, con acta y firma.
En su archivo, una baja era una frase en una celda y un correo. En SIGEMA es un acta con su causal, su soporte y su autorización, guardada en la hoja de vida del equipo.
- 1«Por directriz de Leidy se da de baja con formato del 15-10-2017»: así quedaba.
- 2El acta: equipos, causal, soporte, quién solicita, quién revisa y su autorización.
14.808 días rentados, que nadie había sumado.
Para una empresa que renta equipos, los días en campo son lo que produce cada equipo. Salen de sus remisiones, sin digitar nada.
- 1149 equipos con uso medido: el 25 % de su tiempo estuvieron en campo.
- 2Los que más trabajan, equipo por equipo, y por tipo de equipo.
Cada cargo ve lo suyo, en su aparato.
Su Excel ya tenía permisos. SIGEMA los conserva y le da a cada cargo su pantalla: la gerente en el computador, el líder de base en la tableta, el campo en el celular.
- 1En el Excel, el líder de medición entraba como visitante y logística no aparecía en la lista de ingreso.
- 2Cada persona con su clave, que nadie más ve. En el Excel estaban escritas en la hoja LOGIN.
Su lógica pasa completa. Su información, casi.
Pasa completo
- Los 1.167 equipos con placa, serie, marca, modelo, estado y lugar.
- Las 727 remisiones y sus 5.714 entradas y salidas, como la historia de cada equipo.
- Los 2.186 códigos de material y su saldo.
- Las 92 personas, los lugares y las listas de su hoja FORMULARIO.
- Los permisos por cargo y la bitácora de 3.450 acciones.
Mejora
- El celular en campo: escanear, recibir, firmar y reportar, con o sin señal.
- Lo que no debe salir, no sale: sin certificado, en mantenimiento o fuera de la base.
- La hoja de vida y el uso de cada equipo.
- Su flujograma completo: compras con cuatro aprobaciones, dos altas, mantenimiento y bajas con acta.
Le falta a su información
- El costo de compra: ningún equipo lo tiene. Sin él no hay valor ni depreciación.
- El responsable de cada equipo: hoy solo se sabe quién recibió cada remisión.
- Las calibraciones: 15 fechas reales; 160 por certificar.
- Limpieza: 18 equipos sin estado y 13 sin lugar.
- La fecha: el archivo llega a abril de 2020. Con el de hoy, las cifras cambian.
Lo que vio es una aplicación de verdad, con su información, en una primera versión para mirar: todavía sin servidor para su empresa ni usuarios. Las firmas, el reporte de falla y la compra son de ejemplo.